Что делать если электронные копии документов не прикрепляются

База данных

Как понять, что электронная подпись пропала

Потеря и кража ЭП (или ЭЦП) очевидна, если из вашего офиса вынесли сейф, в котором лежал токен с подписью, носитель пропал из ящика тумбочки или вы думаете, что потеряли электронную подпись.

Сложнее заметить пропажу подписи, если закрытый ключ вашей подписи скопировали с компьютера.

О такой «краже» вы узнаете после того, как преступники воспользуются вашей подписью: вам придет счет на оплату кредита, который вы не оформляли, или налоговая сообщит о недостоверной отчетности, которую вы не сдавали.

Что делать, если украли электронную подпись: инструкция

Напишите в УЦ заявление на отзыв сертификата ЭП, как только поймете, что ваша подпись попала в руки посторонних. Чем раньше вы аннулируете сертификат, тем меньше незаконных операций от вашего имени они проведут.

  • Если вы оформляли подпись сами, то обратитесь в техподдержку УЦ, который выдал сертификат. Вам объяснят, как отозвать подпись.
  • Если вы не оформляли подпись, то узнайте, в каком УЦ мошенники смогли сделать это за вас. Для этого обратитесь к площадке, где они использовали ЭП: налоговой, электронной торговой площадке, контрагентам. Запросите там информацию об УЦ либо подписанный мошенниками электронный документ — в нем будет указан УЦ, выдавший подпись. При отзыве подписи также запросите в УЦ копии документов, по которым получили подпись на ваше имя. Копии понадобятся, когда будете обращаться в полицию.

Если за вас сдали отчетность, как можно скорее посетите ближайшую налоговую инспекцию и подайте заявление в произвольной форме о недостоверности сведений.

Если на вас зарегистрировали компанию, то нужно посетить налоговую инспекцию, в которой на учете стоит фиктивная организация. Узнать, в какую именно, можно в выписке из ЕГРЮЛ. Подайте заявление в произвольной форме о том, что не регистрировали юрлицо. Что нужно указать в заявлении, разъяснила налоговая.

Если действия посторонних с вашей электронной подписью причинили ущерб, то подайте заявление в полицию по месту своего жительства или по месту нахождения налоговой инспекции, в которой зарегистрировали фиктивное юрлицо. К заявлению приложите копии документов из УЦ. Если в полиции откажутся возбуждать дело, то можно обратиться в прокуратуру и Минкомсвязь.

Возможно от вашего имени успеют провести незаконную сделку или подписать значимые документы. Тогда вы можете обратиться в суд и аннулировать договор или признать документы недействительными. Так, в октябре 2019 года суд признал недействительным договор купли-продажи квартиры, которую мошенники украли у москвича с помощью электронной подписи. Разбирательство заняло около полугода.

Что делать если электронные копии документов не прикрепляются

Если вы потеряли ЭЦП или ее у вас украли, как можно скорее отзовите сертификат. Тогда посторонние люди не смогут им воспользоваться. Для этого напишите заявление на отзыв сертификата и передайте его в удостоверяющий центр, выпустивший сертификат.

Еще по теме  Проверка водительского удостоверения по базе ГИБДД в 2020 году

Кому нужны бумажные копии

Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде. Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.

Рассмотрим на примерах. Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников). Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике.

С электронными оригиналами – есть нюансы. Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML. Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем.

Получается, если вы создали товарную накладную в .XLS (excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее читайте в статье «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.

Аналогичная ситуация с судами. Суды уже работают с электронными документами (подробнее в «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы. Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов. Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК. Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».

Важно! На бумажной копии поставьте отметку о подписании документа электронной подписью. Укажите место хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До сих пор законодательство не закрепило требования к форме и содержанию таких отметок (штампов), что вызывает вопросы.

О том, как выгружать из сервиса обмена бумажные копии электронных документов, чтобы они обладали юридической силой, вам расскажет видеоинструкция:

Еще по теме  Делаем полис ОСАГО на короткий срок 1 или 3 месяца

Прим. ред.

Что будет, если не отозвать электронную подпись

Злоумышленники редко охотятся за электронными подписями физлиц, поскольку риск быть пойманным очень высок, а суммы махинаций сравнительно небольшие. Однако с такой подписью они могут открыть фиктивные фирмы или ИП, оформить кредит и подписать любые документы вместо владельца.

Раньше мошенники также могли украсть квартиру с помощью ЭП, однако теперь это невозможно. С 12 августа 2019 года электронная продажа квартир, которыми владеют физлица, запрещена по умолчанию. Чтобы провести сделку онлайн, собственник должен сначала передать свое согласие в Росреестр — лично или по почте. Нет согласия на электронные сделки — нет возможности украсть недвижимость с помощью подписи.

Для юридических лиц последствия кражи электронной подписи более серьезные. Чаще всего мошенникам интересны ЭП руководителя, бухгалтера или сотрудника с генеральной доверенностью — с ними можно провести махинации на большие суммы:

  • Вывести деньги со счета компании или продать ее имущество.
  • Незаконно возместить НДС.
  • Оформить микрозайм на компанию и вывести эти деньги.
  • Выиграть торги, но не заключить контракт и испортить репутацию.
  • Сменить руководителя компании или добавить нового учредителя. Это рискованный и неприбыльный для мошенников сценарий, но им могут воспользоваться конкуренты, чтобы навредить компании.

Помните, что действия мошенников с ЭП можно аннулировать. Суды часто встают на сторону потерпевших и признают недействительным договор, подписанный украденной электронной подписью. Также благодаря тому, что мошенник «засветился» в УЦ при получении незаконной ЭП, полиция с высокой вероятностью найдет его и поможет возместить ущерб.

Получить квалифицированную электронную подпись

Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование

Впервые штампы упоминались в Требованиях к оформлению документов. Раздел 8.3 определяет, что документ, поступивший по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует проставлять в виде штампа».

Затем в письме России от 2011 года № 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам (о чем мы говорили выше), представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил.

Еще по теме  За и против: выгодно ли покупать машину

Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно. В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ. Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников. Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно.

Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.

Чем грозит утечка паспортных данных

Вы можете стать учредителем фирмы-однодневки. Паспортных данных достаточно, чтобы зарегистрировать на ваше имя ООО или открыть ИП. Фирмы-однодневки используются для отмывания денег и организации преднамеренного или фиктивного банкротства, ответственность за которые несет в том числе учредитель.

Что делать если электронные копии документов не прикрепляются

Ваши данные могут использовать для незаконных финансовых операций. Чтобы снять ограничения в некоторых платежных системах, достаточно предъявить фото паспорта. В этом случае вы рискуете стать участником дел о незаконной торговле или финансировании терроризма.

Как обезопасить себя

Во-первых, предоставляйте паспортные данные только проверенным людям и компаниям, когда паспорт действительно необходим. Например, без паспорта не обойтись, если оформляете договор аренды квартиры или получаете кредит в банке. Если вы покупаете товар не в рассрочку, а в магазине у вас просят ксерокопию паспорта, лучше отказать.

Во-вторых, не давайте делать копии всех страниц паспорта. Первой страницы и страницы с пропиской обычно достаточно.

Наконец, по возможности напишите на копии паспорта, для какой фирмы она сделана. Либо замажьте или зачеркните какие-нибудь данные, например вашу подпись.

Оцените статью
Авто Страховка
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.